4 itens indispensáveis para uma boa gestão de projetos de TI

Uma boa gestão de projetos de TI garante que os processos realizados pelo setor estejam em conformidade com as estratégias de negócios da empresa. Isso porque a gestão organiza os fluxos de trabalho conforme o planejamento, para que tudo ocorra dentro dos prazos, respeitando as datas de entrega.

Para que seja verdadeiramente estratégica, os objetivos dessa gestão devem ser mensurados com a utilização de métricas e indicadores que permitam a avaliação da produtividade, eficiência e riscos. A avaliação desses indicadores, por sua vez, é o que vai garantir competitividade a um setor que trabalha com um grande volume de dados vindos de múltiplas fontes.

Para realizar uma boa gestão de projetos e responder às demandas do mercado, então, é preciso aderir à estratégias e ferramentas de qualidade. Quer dicas sobre como fazer isso? Confira este conteúdo!

1. Conheça as principais etapas de um bom gerenciamento de projetos de TI

Os projetos bem-sucedidos são aqueles que seguem um ciclo organizado com etapas bem estruturadas. São esses ciclos que permitem uma visão mais apurada do andamento dos processos de acordo com o que deve ser exigido em cada momento e também contribui para a melhoria contínua. Esses ciclos são:

1. iniciação — a fase inicial de um projeto de TI, na qual o gestor deverá fazer as avaliações primárias sobre as necessidades do projeto e a sua viabilidade;

2. planejamento — como o próprio nome sugere, nesse ciclo começa o planejamento de cada parte do projeto para que ele possa ser implementado, monitorado e concluído, além disso, o gerente define a equipe, os cronogramas e os objetivos;

3. execução — na fase de colocar a mão na massa, o gerente de projetos deve estar atento para que o que foi planejado esteja sendo bem executado;

4. manutenção — aqui, é o momento em que o responsável verifica se a execução está acontecendo dentro dos prazos que foram indicados;

5. finalização — esse é o momento em que o gerente garante que todo o projeto foi concluído e os objetivos foram alcançados.

2. Descubra os principais erros no gerenciamento de projetos de TI

Agora que conhecemos as etapas para a realização, vamos entender quais os erros que um gestor não deve cometer na gestão de projetos de TI. Veja!

Não escolher bem a equipe

Um projeto é feito por pessoas, por isso, quando o gestor não tem a capacidade para escolher as pessoas certas, poderá comprometer os resultados. De nada adianta fazer o melhor planejamento e utilizar as melhores ferramentas, se não houver talento e capacitação para utilizá-los.

Não contar com um gerente de projeto experiente

O gerente de projetos é o pilar dos processos — sem ele, e consequentemente sem bons direcionamentos, os objetivos finais podem não ser alcançados. Por isso, contar com um profissional capacitado para executar essa função é primordial.

Entre os diferenciais de um gerente de projetos experiente, podemos destacar as suas habilidades sociais, para viabilizar reuniões produtivas, mapear os riscos e integrar as equipes multidisciplinares em prol do objetivo final.

Falta de metodologia nos processos

Onde não há uma metodologia, há um aumento dos riscos na execução das tarefas relacionadas ao projeto, gerando mais retrabalhos e perdas produtivas que comprometem os prazos de entrega. O gestor deve criar metodologias para que seja definido o escopo, a alocação de recursos e para facilitar a comunicação entre os envolvidos no projeto.

3. Entenda os pilares do bom gerenciamento de projetos de TI

Falamos acima sobre os erros e etapas para uma boa gestão de projetos de TI, mas, em tempos de transformação digital, houve uma mudança significativa na maneira das equipes trabalharem, tanto em termos de tecnologias quanto em mobilidade. Veja abaixo dois pilares que permitiram essa mudança.

Computação em nuvem

A computação em nuvem permitiu um avanço considerável em termos de centralização de banco de dados e de sistemas. Essa tecnologia permite a integração da equipe de maneira fluida, pois todos os softwares, sistemas e dados utilizados ficam em um servidor remoto na nuvem, facilitando muito o acesso.

A nuvem também facilita as análises de dados durante o projeto, hospedando o software analítico ou sistema de gestão que traz essa funcionalidade e unificando os bancos de dados. Não importa de onde e nem com que dispositivo o colaborador acessou, o controle é central e o gestor tem a visão de tudo o que está acontecendo em tempo real.

Além da integração da informação e da mobilidade, a computação em nuvem oferece escalabilidade, impedindo que o projeto seja parado por falta de recursos computacionais.

Anywhere office

Conforme a tecnologia evolui e se torna mais acessível, aumenta-se a discussão sobre o futuro do trabalho. Um dos temas mas discutidos é o home office — será que as empresas vão contratar funcionários remotos? Quando isso acontecerá de maneira massiva? Essas perguntas visando o futuro foram surpreendidas por um evento que pegou o mundo de surpresa, a pandemia de coronavírus.

Com o desconhecimento sobre esse novo vírus e sua forma de disseminação, as autoridades de saúde implementaram o isolamento social, que mudou a rotina de pessoa em empresas. O home office se tornou uma necessidade para muitas corporações, e a computação em nuvem serviu de base para esse processo.

Com as atividades sendo retomadas gradualmente, muitas empresas avaliam a possibilidade de manter alguns profissionais em home office, outras já dão um passo além, adotando o Anywhere Office. Com a tecnologia nos oferendo mobilidade, porque não termos a possibilidade de trabalhar em qualquer lugar, sem um espaço definido?

O Anywhere Office permite que os projetos sejam executados por profissionais em diferentes localidades e colabora com a produtividade, cumprimento dos prazos, além de contribuir para uma melhor qualidade de vida dos colaboradores.

4. Saiba quais são as vantagens de uma gestão de TI bem estruturada

Agora que já temos um panorama sobre a boa gestão de projetos de TI, vamos entender como essa gestão beneficia a empresa. Acompanhe.

Otimização de processos

Se gestão é eficiente os processos se tornam mais ágeis — lembrando que agilidade é diferente de pressa. A agilidade consiste em fazer algo com velocidade, sem deixar de lado a técnica e a qualidade.

Aumento de produtividade

O resultado dos processos otimizados é o aumento da produtividade, pois há uma redução nos retrabalhos e demais gargalos produtivos que atrasam as atividades. Isso é potencializado quando a boa gestão é acompanhada de boas ferramentas de qualidade. O resultado de uma boa produtividade é uma maior satisfação do beneficiário do projeto, seja um cliente ou a direção da empresa onde o setor de TI atua.

Redução de custos

Mais qualidade, menos retrabalhos e cumprimento de prazo resulta em redução de custos em relação aos processos de trabalho. O Anywhere Office é uma das maneiras de reduzir custos, por exemplo, e deve ser implementado de maneira planejada.

Como vimos, a gestão de projetos de TI é responsável pelas diretrizes que indicam os caminhos a seguir no setor. A formação de equipe, os prazos, as tecnologias escolhidas e o modelo de trabalho devem estar organizados de maneira harmônica para que o melhor resultado seja extraído do trabalho. Tudo isso é alcançado quando o gestor é bem preparado e se coloca como um líder.

Gostou do post? Diga para gente nos comentários como é feita a gestão de projetos em sua empresa e indique outros temas para abordamos neste blog.